Archiwizacja dokumentacji w jednostkach samorządu terytorialnego
Szkolenie Online
28 Listopada 2024
09:00 - 13:00
SZKOLENIE ON-LINE- na żywo
Cel szkolenia:
• Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii / archiwum jednostki organizacyjnej
• Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy
Adresaci szkolenia:
Osoby zajmujące się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia. Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.
PROGRAM:
I. Wprowadzenie do problematyki.
• Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury?
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
• Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
• Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC. Ekspertyza archiwalna.
II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
• Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
• Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic. Skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych
• Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych.
III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.
IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.
• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
• Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
• Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów.
V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
• Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą brakującą dokumentacje. Stosowane formularze. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowa zakazująca dalszego przetwarzania
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty, stosowane formularze
• Procedura skontrum: kiedy należy przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej, stosowane formularze
• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy,
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
• Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury?
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
• Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
• Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC. Ekspertyza archiwalna.
II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
• Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
• Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic. Skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych
• Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych.
III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.
IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.
• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
• Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
• Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów.
V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
• Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą brakującą dokumentacje. Stosowane formularze. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowa zakazująca dalszego przetwarzania
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty, stosowane formularze
• Procedura skontrum: kiedy należy przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej, stosowane formularze
• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy,
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
Wszelkie prawa zastrzeżone. Oferta szkolenia oraz program są objęte prawami autorskimi.
Zakaz kopiowania i powielania treści bez zgody autorów ©
Warunki uczestnictwa:
Cena
420 zł netto/ osoba
Cena uwzględnia:• dostęp do platformy online na czas szkolenia
• materiały szkoleniowe
• zaświadczenie w formie elektronicznej
Płatności za szkolenie odbywa się na podstawie faktury.
Zasady szkolenia online
Wystarczy dostęp do internetu
* Zapisz się na szkolenie
* W dniu szkolenia otrzymasz link do platformy
* Kliknij w link i uczestnicz w spotkaniu na żywo
Trener
Dyplomowana Archiwistka z 19 letnim doświadczeniem. Urzędniczka, Archiwista, certyfikowana specjalistka procedur administracyjnych i normatywów kancelaryjno – archiwalnych. Prowadził szkolenia dla JST w zakresie procedur postępowania z dokumentacją w
świetle obowiązujących przepisów prawnych, a także służby przygotowawczej dla urzędników.