Jak prawidłowo archiwizować akta osobowe i dokumentację pracowniczą? | Mentor Szkolenia

Jak prawidłowo archiwizować akta osobowe i dokumentację pracowniczą? Archiwizacja dokumentacji personalnej w praktyce.

Szkolenie Online

07 Lipca 2025

09:00 - 14:00

ZAPRASZAMY NA SZKOLENIE ON-LINE

Celem szkolenia jest omówienie zmian przepisów prawno-pracowniczych z uwzględnieniem wszystkich aspektów prawidłowego kompletowania i archiwizowania dokumentacji kadrowej.

Analizie poddane zostaną najczęściej popełniane błędy – czyli jak uniknąć zarzutów ze strony kontrolujących.

Przygotowanie i przechowywanie kompletnej dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy.

PROGRAM:

1.Pojęcie dokumentacji pracowniczej – definicja ustawowa:

• Przechowywanie dokumentacji – obowiązki aktotwórcy – pracodawcy.

2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą:

• Kodeks pracy i akty wykonawcze – od kiedy obowiązują zmiany?

• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi,

• RODO

3. Dokumentacja pracownicza – jak prawidłowo przechowywać, NOWE OBOWIĄZKI, NOWY PODZIAŁ AKT OSOBOWYCH!

• Zmiany w przepisach prawa w 2023 r., a konieczność dostosowania dokumentacji pracowniczej – co nowego w części B?

• Zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej,

• Kiedy pracodawca ma obowiązek prowadzić część E? Jakie dokumenty należy przechowywać w części E akt osobowych.

• Dokumentacja związana z pracą zdalną- wnioski, polecenia, zgody, oświadczenia pracownika.

• Dokumentacja pracownicza związana z badaniem trzeźwości pracowników – zawiadomienie o wprowadzeniu monitoringu trzeźwości, informacja o odsunięciu od pracy, protokół po wykonaniu testu.

• Wdrożenie dyrektywy work-life-balance – wnioski o urlop opiekuńczy i dni wolne w związku z siłą wyższą

• Dokumenty sklasyfikowane i dokumenty niesklasyfikowane – gdzie i jak je przechowywać? (np. polecenie wykonania pracy zdalnej, zaświadczenie ze stacji krwiodastwa, dokumentacja PPK, odpisy dokumentów urzędowych, dokumentacja obcokrajowców)

• Dokumenty, które nie powinny być archiwizowane w dokumentacji pracowniczej (PIT2, zwolnienia chorobowe, potrącenia komornicze)

• Zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie),

• Czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe? Różne postacie dokumentacji pracowniczej – czy jest to dopuszczalne?

• Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca?, na co zwrócić uwagę w roku 2023 r.

• Zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym.

• Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu (Stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy)

4. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej – okresy przechowywania dokumentacji, ochrona danych osobowych

• Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej – archiwum kadrowe?

• Archiwizacja dokumentacji pracowniczej i okresy jej przechowywania

• Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy wydłużamy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i od czego to zależy? – przykłady

• Zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej: sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne, sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach.

• Zabezpieczanie i ochrona dokumentacji pracowniczej – RODO (legalność, przetwarzania danych i zgoda)

Wszelkie prawa zastrzeżone. Oferta szkolenia oraz program są objęte prawami autorskimi.

Warunki uczestnictwa:

Cena

460 zł netto/ osoba

Cena uwzględnia:
• dostęp do platformy online na czas szkolenia
• materiały szkoleniowe
• zaświadczenie w formie elektronicznej

Płatności za szkolenie odbywa się na podstawie faktury.

Zasady szkolenia online

Wystarczy dostęp do internetu
* Zapisz się na szkolenie
* W dniu szkolenia otrzymasz link do platformy
* Kliknij w link i uczestnicz w spotkaniu na żywo

Trener

prawniczka, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego z 15-letnim doświadczeniem zawodowym w strukturach organów administracji publicznej. Obecnie kieruje zespołem ds. obsługi prawnej w JST. Specjalistka w zakresie procedury administracyjnej, prawa pracy, zamówień publicznych, egzekucji administracyjnej. Pasjonatka cyfrowej administracji, wdrożeniowiec procedur elektronicznych, elektronicznego obiegu dokumentów, e-doręczeń, regulaminów i procedur prawno-pracowniczych. Od 2014 r. związana z branżą szkoleniową. Prowadzi szkolenia, kursy, warsztaty, projekty e-lerningowe dla administracji publicznej.