Szkolenie Online

1. Wprowadzenie do szkolenia

• Wyjaśnienie, dlaczego i w jakich sytuacjach instytucje kultury mogą korzystać z procedur zamówień poza ramami ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

• Charakterystyka specyfiki sektora kultury – m.in. elastyczność w podejściu do zamówień, potrzeba szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe i artystyczne.

• Rola wewnętrznych regulaminów i polityk w budowaniu transparentności i efektywności.

2. Wewnętrzne regulaminy:

• Jak opracować regulamin zamówień dostosowany do specyfiki instytucji kultury.

• Rola dokumentacji wewnętrznej i procedur organizacyjnych w zapewnieniu transparentności i uczciwej konkurencji.

3. Planowanie i przygotowanie zamówień

• Analiza potrzeb instytucji:

• Identyfikacja potrzeb w zakresie usług, dostaw i robót – specyfika projektów kulturalnych (wydarzenia, wystawy, produkcja artystyczna).

• Przygotowanie budżetu i oszacowanie kosztów przy użyciu wewnętrznych metod kalkulacji.

• Określenie przedmiotu zamówienia:

• Sformułowanie specyfikacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem specyfiki branży kulturalnej.

• Uwzględnienie kryteriów jakościowych i merytorycznych, które mogą być bardziej elastyczne niż te wymagane przez Pzp.

4. Procedury udzielania zamówień – model alternatywny

• Etapy postępowania:

• Przygotowanie dokumentacji przetargowej lub zapytań ofertowych według wewnętrznych procedur.

• Metody ogłoszenia postępowania – komunikacja wewnętrzna i publiczna, np. za pomocą stron internetowych lub wewnętrznych systemów komunikacji.

• Kryteria wyboru ofert:

• Ustalenie kryteriów oceny ofert – m.in. cena, jakość, doświadczenie wykonawcy oraz zgodność z potrzebami instytucji.

• Procedury negocjacyjne oraz kryteria subiektywne, dostosowane do specyfiki projektów kulturalnych.

• Dokumentacja i archiwizacja:

• Prowadzenie pełnej dokumentacji postępowania, niezbędnej w celach kontrolnych i audytowych.

• Mechanizmy wewnętrznej kontroli oraz audytu procesów zamówień

5. Zarządzanie ryzykiem i transparentność

• Identyfikacja ryzyk:

• Ryzyka związane z brakiem stosowania ustawy Pzp, m.in. ryzyko nadużyć, sporów z wykonawcami, problemów z rozliczeniami.

• Systemy kontroli wewnętrznej:

• Wprowadzenie mechanizmów monitorowania i oceny przebiegu postępowań.

• Rola komisji przetargowych i audytów wewnętrznych.

• Transparentność i odpowiedzialność:

• Zapewnienie jawności procedur poprzez publikację wyników postępowań oraz raportów z przeprowadzonych zamówień.

• Mechanizmy rozwiązywania sporów i odwoławcze w ramach wewnętrznego systemu.

6. Przykłady dobrych praktyk i studia przypadków

• Analiza przykładowych postępowań:

• Przedstawienie studiów przypadków z instytucji kultury, które wdrożyły własne procedury zamówień.

• Omówienie sukcesów i napotkanych problemów.

• Wnioski i rekomendacje:

• Wskazanie najlepszych praktyk dotyczących przygotowania dokumentacji, oceny ofert oraz monitorowania realizacji umów.

7. Sesja pytań i odpowiedzi.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Oferta szkolenia oraz program są objęte prawami autorskimi.

Zakaz kopiowania i powielania treści bez zgody autorów ©